Eine Hauptversammlung ohne formale Einberufung?
Das Frühjahr ist die Zeit der Hauptversammlungen. Die Einberufung zur Hauptversammlung unterliegt den Vorschriften des Gesellschaftsgesetzbuchs. Aber kann die Hauptversammlung auch ohne Formalitäten rechtskräftig beraten?
Namenspapiere, entmaterialisierte Aktien oder Obligationen
Die Rechtsform Ihres Unternehmens, die Tagesordnungspunkte und die Art der Aktien (Namenspapiere oder entmaterialisiert) sind dafür ausschlaggebend, wie die Einberufung der Hauptversammlung verlaufen muss.
Wenn es ausschließlich Namenspapiere gibt, genügt eine Einberufung per Einschreiben, das 15 Tage (Kalendertage) vor der Hauptversammlung aufzugeben ist.
Gibt es nicht nur Namenspapiere (sondern auch entmaterialisierte Aktien oder Obligationen), wird eine Hauptversammlung mindestens 15 Tage vor der Versammlung im Belgischen Staatsblatt und 15 Tage vor der Versammlung in einer landesweit erscheinenden Zeitung angekündigt. In letzteren Fall ist die Einberufung nicht notwendig bei Jahreshauptversammlungen, die an dem Ort und an dem Tag stattfinden, die in der Gründungsakte aufgeführt werden, und eine eingeschränkte Tagesordnung haben (d. h. die Beratung über den Jahresabschluss, den Geschäftsbericht und gegebenenfalls den Bericht des Aufsichtsrats und die Abstimmung über die Entlastung der Vorstandsmitglieder und eventuell der Aufsichtsräte).
Unternehmen, die Namenspapiere und entmaterialisierte Wertpapiere emittieren, sind nicht verpflichtet, die Inhaber der Namenspapiere per Einschreiben einzuladen.
Die Hauptversammlung findet im Gesellschaftssitz statt, wenn nichts anderes mitgeteilt wird. Sie findet an einem Werktag, einem Sonn- oder Feiertag statt; inner- oder außerhalb der üblichen Arbeitszeiten.
Identifikation
Die Einberufung enthält:
den Namen des Unternehmens;
die Rechtsform (voll ausgeschrieben oder abgekürzt);
die genaue Angabe des Gesellschaftssitzes;
die Unternehmensnummer;
den Vermerk „Register juristischer Personen“ oder die Abkürzung „RJP“, gefolgt vom Sitz des Gerichts des Gerichtsbezirks, in welchem das Unternehmen seinen Sitz hat;
gegebenenfalls die Tatsache, dass das Unternehmen in Liquidation ist.
Auch die Formalitäten, die den Zugang zur Versammlung regeln, werden am besten in der Einberufung festgelegt.
Kann eine Hauptversammlung ohne formale Einberufung abgehalten werden?
Ja, die Hauptversammlung kann ohne formale Einberufung rechtskräftig zusammentreten und tagen, unter der Bedingung, dass:
alle Aktionäre oder Teilhaber und die anderen Personen, die laut Gesetz oder Satzung eingeladen werden müssen, anwesend oder vertreten sind;
alle damit einverstanden sind, dass die Versammlung nicht formal einberufen wird;
niemand gegen die vorgelegte Tagesordnung protestiert;
keine Obligationen ausgegeben wurden: Inhaber von Obligationen dürfen der Hauptversammlung mit beratender Stimme beiwohnen, es sei denn, dass auch alle Obligationsinhaber anwesend oder vertreten sind und auf die Einberufungsformalitäten verzichten.
In der Praxis wird im Protokoll erwähnt, ob diese Bedingungen erfüllt werden.
Sowohl eine Jahreshauptversammlung, eine besondere Hauptversammlung als auch eine außerordentliche Hauptversammlung können ohne Formalitäten einberufen werden. Die Bedingungen verdeutlichen allerdings, dass dies nur in Unternehmen mit einer beschränkten Anzahl von Aktionären oder Teilhabern funktionieren wird, die im engen Kontakt zueinander stehen.
