Tankkarten und andere Treibstoffkosten: Finanzamt veröffentlicht FAQ

Wenn ein Unternehmen einem Geschäftsführer oder Arbeitnehmer kostenlos einen Wagen zur Verfügung stellt, erhält dieser einen steuerlichen Vorteil jeglicher Art. Das Unternehmen selbst muss 17 % der Kosten als nicht abzugsfähige Ausgaben aufnehmen. Seit Beginn dieses Jahres ist dieser Prozentsatz für Unternehmen, die auch die Treibstoffkosten übernehmen, auf 40 % erhöht worden. Diese Maßnahme bringt einigen bürokratischen Aufwand mit sich: Wenn das Unternehmen vermeiden will, dass es 40 % als nicht abzugsfähigen Ausgaben buchen muss, wird es nachweisen müssen, dass es nur die beruflichen Treibstoffkosten übernimmt.

17 % oder 40 % in nicht abzugsfähige Ausgaben aufnehmen?

Unternehmen, die nur die beruflichen Treibstoffkosten übernehmen, dürfen 17 % in die nicht abzugsfähigen Ausgaben aufnehmen. Die Unternehmen, die auch die privaten Treibstoffkosten (darunter auch diejenigen für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz!) übernehmen, müssen 40 % in die nicht abzugsfähigen Ausgaben aufnehmen. Sogar wenn sie die privaten Treibstoffkosten nur teilweise erstatten. Das ist möglich, indem dem Personal Tankkarten ausgehändigt werden oder die Kosten anhand von Spesenrechnungen erstattet werden.

Wie wird ermittelt, ob das Unternehmen sich an den privaten Kosten beteiligt: im Vertrag anführen

Eine Methode zur Ermittlung, ob das Unternehmen sich an den privaten Treibstoffkosten beteiligt, ist ein Blick in den Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers/Unternehmensleiters oder in die Car Policy des Unternehmens. Auch das Bestehen eines Unterkontos des Aufwandkontos 61 für Dienstleistungen und diverse Güter, auf dem die Treibstoffkosten separat gebucht werden, kann dem Finanzamt zufolge angewandt werden.

Andererseits sind diese Unterlagen nur ein Indiz. Auch wenn im Vertrag steht, dass die privaten Treibstoffkosten nicht erstattet werden, müssen 40 % in die nicht abzugsfähigen Ausgaben aufgenommen werden, wenn es sich herausstellt, dass das Unternehmen in der Praxis schon Spesenrechnungen vergütet hat.

Nichts im Vertrag = Kilometer zählen

Wenn im Arbeitsvertrag oder der Car Policy nichts erwähnt wird, müssen die Kilometer gezählt werden.

Das Finanzamt schlägt dabei an erster Stelle vor, ein Fahrtenbuch zu führen, wie es bei der Mehrwertsteuer üblich ist (um den Abzugsprozentsatz von gemischt verwendeten Fahrzeugen zu ermitteln). Das beinhaltet: das Datum der Fahrt, die Abfahrts- und die Zieladresse sowie die Anzahl der zurückgelegten Kilometer pro Tag für die Berufsfahrten aufschreiben. Am Anfang und am Ende des Steuerzeitraums wird der Kilometerstand registriert, sodass es ausreicht, die Gesamtzahl der erfassten Kilometer von der Anzahl der beruflichen Kilometer abzuziehen, um die private Nutzung des Fahrzeugs zu ermitteln.

Da dies sehr viel Verwaltungsaufwand erfordert, schlägt das Finanzamt als Alternative das folgende Konzept vor: die Anzahl der Kilometer für die private Nutzung während eines Zeitraums von zwölf Monaten = Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz x 2 (hin und zurück) x 200 (Anzahl der Werktage) + 6 000 ('echte' Privatkilometer). Auch diese Methode wird bei der Mehrwertsteuer für diejenigen verwendet, die kein Fahrtenbuch führen.

Beispiel
Karl wohnt 12 km von seinem Arbeitsplatz entfernt. Er hat ein Auto mit Tankkarte. Seine Anzahl privater Kilometer entspricht nach dieser Formel 12× 2 × 200 + 6 000 = 10 800.

Nachweisen, dass private Kilometer nicht vergütet werden

Außerdem muss das Unternehmen nachweisen, dass nur die Berufskilometer, die nach einer der beiden oben genannten Methoden ermittelt werden (Fahrtenbuch oder Formel), erstattet wurden.

Dazu gibt es zwei Methoden:

Erste Methode: Erstattung anhand von Spesenrechnungen

Nachweisen, dass der Gesamtbetrag der Spesenrechnungen, die während des Steuerzeitraums pro Benutzer des Fahrzeugs eingereicht werden, das Ergebnis der folgenden Formel nicht überschreitet: (Anzahl der Berufskilometer pro Jahr/Gesamtanzahl der Kilometer pro Jahr) x gesamte Treibstoffkosten pro Jahr.

Beispiel
Die GmbH DESMEDT stellt ihrem Geschäftsführer Mark einen Wagen zur Verfügung. Mark reicht Spesenrechnungen ein, damit ihm die beruflichen Treibstoffkosten erstattet werden. Er legt während des Jahres eine Gesamtstrecke von 24 000 km zurück, davon 17 000 km für berufliche Zwecke. Der Gesamtbetrag der Treibstoffkosten für das Jahr beträgt 3.000 EUR für 2 400 Liter Treibstoff. Mark darf eine Erstattung von höchstens (17 000/24 000) × 3.000 EUR = 2.125 EUR verlangen.

In diesem Fall kann der Tarif in Höhe von 17 % angewandt werden, wenn die Unterlagen, die vom Geschäftsführer ausgestellt werden, nachweisen, dass die Erstattung sich auf höchstens 1 700 l Treibstoff = (17 000/24 000) × 2 400 l Treibstoff bezieht.

Zweite Methode für Geschäftsführer mit Tankkarte

Nachweisen, dass das Unternehmen einen Betrag berechnet hat, der vom Benutzer erstattet worden ist, der mindestens folgendem Ergebnis entspricht: (Anzahl der privaten Kilometer pro Jahr/Gesamtanzahl der Kilometer) × gesamte Treibstoffkosten pro Jahr.

Beispiel
Dieselben Angaben wie im vorigen Beispiel, nur dass der Geschäftsführer über eine Tankkarte verfügt. Der Geschäftsführer wird den Betrag für seine privaten Fahrten zurückzahlen müssen = (7 000/24 000) × 3.000 = 875 EUR.

Elektro- und Hybridfahrzeuge

Bei den Elektrofahrzeugen muss der Tarif in Höhe von 40 % angewandt werden, wenn das Unternehmen eine elektrische Ladesäule zur Verfügung stellt und dafür alle Kosten trägt. Wenn das Unternehmen den Elektrizitätsverbrauch für die privaten Kilometer dem Benutzer weiterbelastet, gilt allerdings der Tarif in Höhe von 17 %. Wenn der Geschäftsführer einen Ladepass oder eine Dauerkarte erhält, die vom Unternehmen zur Verfügung gestellt werden, wodurch elektrische Ladesäulen in Ladestationen genutzt werden können, die öffentlich zugänglich sind, gelten die oben genannten Treibstoffregeln. Der Verbrauch der Elektrofahrzeuge wird in Kilowattstunden pro 100 Kilometer gemessen.

In diesem Zusammenhang können 'gemischte' Situationen bestehen. Dem Benutzer kann schließlich sowohl beim Arbeitgeber als auch zu Hause eine Ladesäule zur Verfügung stehen. Er kann auch eine Ladesäule beim Arbeitgeber nutzen und außerdem einen Ladepass oder eine Dauerkarte haben, mit denen er auf öffentliche Ladestationen zurückgreifen kann. In diesen Fällen muss der Nachweis, dass der Arbeitnehmer die Kosten der privaten Kilometer übernimmt, gemäß den obenerwähnten Bestimmungen erbracht werden.

Wenn der Benutzer sein Elektrofahrzeug für seinen privaten Gebrauch mit Haushaltsstrom auflädt, darf ebenfalls der Tarif von 17 % angewandt werden. Zumindest unter der Bedingung, dass er diese Elektrizitätskosten nicht anhand einer Spesenrechnung zurückfordert. Diese Hypothese ist natürlich nur möglich, wenn der Geschäftsführer zu Hause über ein Gerät verfügt, mit dem es technisch möglich ist, die Batterie aufzuladen.

Auch für Hybridfahrzeuge gelten diese Regeln:

für Hybridfahrzeuge, die mit einem Plug-in-System ausgerüstet sind, sowohl in Bezug auf die Treibstoffkosten als auch auf die Elektrizitätskosten;

bei den (anderen) Hybridfahrzeugen berücksichtigt die Verwaltung nur die 'herkömmlichen' Treibstoffkosten (Diesel, Benzin ...) nach den oben erwähnten Regeln.

Ab wann?

Die neuen Regeln hinsichtlich der nicht absetzbaren Ausgaben in Bezug auf die Fahrzeugkosten gelten für die Ausgaben, die vom Unternehmen ab dem 1. Januar 2017 getätigt oder getragen werden, ohne Rücksicht auf das Zulassungsdatum des Fahrzeugs.