Die Einladungen zur Jahreshauptversammlung sind unterwegs

Sechs Monate nach dem Abschluss des Geschäftsjahres sind Geschäftsführer/Vorstände verpflichtet, die Jahreshauptversammlung einzuberufen. Das Geschäftsjahr braucht nicht unbedingt mit dem Kalenderjahr zusammenzufallen, aber bei den Unternehmen, bei denen das der Fall ist, bricht jetzt die Zeit der Jahreshauptversammlungen an. Die Rechtsform Ihrer Firma bestimmt die Art und Weise der Einberufung.

Gesetzliche Einberufungsformalitäten

In einer AG und einer KGaA können alle oder ein Teil der Anteile Namensaktien sein.
Wenn es nur Namensaktien gibt (GmbH und Gen.mbH), darf jeder Aktionär/Teilhaber per Einschreiben eingeladen werden. Das ist auch mit Hilfe eines anderen Kommunikationsmittels möglich, wenn die Aktionäre dem individuell, ausdrücklich und schriftlich zugestimmt haben (z. B. ein Fax, eine elektronische eingeschriebene Sendung oder eine E-Mail mit Empfangsbestätigung, eine Bekanntmachung auf der Website des Unternehmens). Es ist wichtig, dass die Teilhaber der Firma jede Adressenänderung mitteilen, weil sie unter der Adresse angeschrieben werden, die im Aktienregister eingetragen ist.

Wenn nicht alle Effekten Namenspapiere sind, m. a. W. wenn es entmaterialisierte Aktien oder Obligationen gibt, ist es wichtig, dass die Einberufung möglichst weit verbreitet erfolgt. Die Aktionäre einer AG können mit Hilfe einer Ankündigung im Belgischen Staatsblatt eingeladen werden, eventuell ergänzt um eine Veröffentlichung in einer landesweit verbreiteten Zeitung.

Die Unternehmen können also auch eine elektronisch eingeschriebene Sendung versenden. Die Europäische Verordnung Nr. 910/2014 regelt die rechtliche Gültigkeit dieser Sendung. Mit dieser Verordnung wurde ein rechtlicher Rahmen geschaffen, um das Vertrauen in elektronische Transaktionen zu erhöhen. Ein wichtiges Kapitel behandelt die Vertrauensdienste, darunter das Versenden von elektronischen Einschreibesendungen. Diese EU-Verordnung ist im vergangenen Jahr in belgische Gesetzgebung umgesetzt worden.

Timing

Die Einladung zur Versammlung muss spätestens fünfzehn Tage vor der Hauptversammlung erfolgen. Es handelt sich dabei nicht um fünfzehn freie Tage. Es gilt das Datum der Versendung (Abstempelungsdatum). Sicherheitshalber wird der Brief spätestens am sechzehnten Tag vor dem Tag der Versammlung verschickt, weil es umstritten ist, ob der Versendungstag noch auf den fünfzehnten Tag vor der Versammlung fallen darf. Der Tag der Versammlung selbst wird nicht mitgezählt. Wenn Sie die Hauptversammlung beispielsweise am 20. Juni stattfinden lassen wollen, darf die Einladung am 5. Juni oder früher versandt werden.

Die Satzung einer Gen.mbH oder Gen.mubH können die Form und den Termin für den Versand der Einladungen frei bestimmen. Ohne Klausel in der Satzung erfolgt die Einladung per Einschreiben mindestens fünfzehn Tage vor der Hauptversammlung.

Tagesordnung

Die Tagesordnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Einberufung. Anhand der Tagesordnungspunkte werden die Aktionäre beschließen, ob sie an der Hauptversammlung teilnehmen wollen oder eine Vollmacht erteilen werden. Die Tagesordnung muss deshalb unzweideutig und deutlich aufgesetzt werden.