Die digitale Generalversammlung Ihrer Gesellschaft

Ende März 2020, zu Beginn der „Coronakrise“, bot die Regierung eine befristete Lösung für die Generalversammlungen von Gesellschaften. Zum einen erhielten sie einen allgemeinen Aufschub und zum anderen durften die Versammlungen digital stattfinden. Ende 2020 wurde eine endgültigere Lösung vorgestellt.

Die Generalversammlung auf Abstand

Eine Generalversammlung „auf Abstand“ war früher auch möglich, sofern die Statuten diese Form zuließen. Ein Gesetz vom 20. Dezember 2020 hat dieses Hindernis entfernt: der Beschluss, eine GV physisch oder digital abzuhalten, wird einzig und allein von der Geschäftsführung getroffen.
Die Geschäftsführung muss in der Einladung zur Generalversammlung „eine deutliche und präzise Beschreibung“ der jeweiligen Verfahren für die Teilnahme auf Abstand beinhalten. Sinn und Zweck ist es, das vermieden wird, dass Teilhaber oder Aktionäre aus technischen Gründen nicht an der Generalversammlung teilnehmen können.

Die neue Regelung gilt für alle Gesellschaftsformen (AG, eG...), auch für V.o.E. und internationale V.o.E.

Für börsennotierte Gesellschaften ändert sich nichts, auch nicht für Gesellschaften, die vor dem 1. Mai 2019 gegründet wurden und ihre Statuten (noch) nicht abgeändert haben. Hier ist eine Generalversammlung auf Abstand nur möglich, wenn diese Form in den Statuten vorgesehen ist.

Wie digital?

Es gibt lediglich zwei Anforderungen für die Gültigkeit des Tools für die Abhaltung der Generalversammlung auf Abstand.

Die erste Bedingung ist, dass das Tool der Gesellschaft die Kontrolle der Identität (und Eigenschaft) des Teilhabers ermöglichen muss. Es reicht aus, dass die Gesellschaft nachprüfen kann, ob der Teilnehmer in der Tat derjenige ist, der er zu sein behauptet, und ob er die Eigenschaft des Teilhabers beweisen kann. Es muss zu dem Zweck ein ausgeklügeltes elektronisches Kommunikationsmittel installiert werden. Bei einer begrenzten Anzahl von Teilhabern kann dies ein simpler Conference Call sein. Auch mit Hilfe von Kommunikationsmitteln wie Teams, Zoom und Skype kann die Kontrolle der Eigenschaft und der Identität des Teilhabers sehr einfach vorgenommen werden.

Die zweite Bedingung ist, dass das benutzte Tool es dem Teilhaber ermöglichen muss, „unmittelbar, gleichzeitig und ununterbrochen die im Verlauf der Versammlung stattfindenden Besprechungen zur Kenntnis zu nehmen”. Der Teilhaber muss also teilnehmen können, aber dann auch aktiv teilnehmen, Fragen stellen und abstimmen können. Das Tool muss die Echtzeitkommunikation in zwei Richtungen erlauben.

Weil dies für so manche Gesellschaft kurzfristig vielleicht schwierig durchführbar ist, ist in einer Übergangsregelung bis 30. Juni 2021 vorgesehen, dass die Gesellschaft bei einer Generalversammlung die Kommunikation beschränken kann auf „Senden“ (Einrichtungsverkehr also).
Dies muss hingegen klar angegeben und begründet werden. Der Teilhaber, der dennoch aktiv intervenieren will, muss die Möglichkeit erhalten, an einem physischen Treffen teilzunehmen.

Doch immer ein wenig physisch

Jede Generalversammlung, auch auf Abstand, weist dennoch immer einen physischen Aspekt auf.
Die Vorstandsmitglieder müssen immer physisch an der Versammlung teilnehmen. Auch wenn in der Versammlung eine notarielle Urkunde geregelt werden muss (z.B. eine Einlage), müssen die betreffenden Personen physisch anwesend sein.