Informationen über Betriebsleiter im Jahresabschluss bei einer Änderung des leitenden Organs

Der Jahresabschluss muss grundsätzlich den Namen, Vornamen, Beruf und Wohnsitz der Betriebsleiter enthalten. Über wen müssen diese Informationen mitgeteilt werden, wenn das leitende Organ geändert wird?

Meinung der CBN

Unlängst veröffentlichte die Buchhaltungsnormenskommission (CBN) eine Meinung über bestimmte Informationen im Jahresabschluss von Gesellschaften, Vereinigungen und Stiftungen, die eine doppelte Buchhaltung führen, nämlich die Identität der Geschäftsführer.
Die CBN wurde befragt, über wen diese Informationen gegeben werden müssen, wenn Geschäftsführer ernannte werden oder verschwinden zwischen Anfangs- und Abschlussdatum des Buchjahres bzw. zwischen dem Abschlussdatum des Buchjahres und dem Datum der Feststellung des Jahresabschlusses oder nach dem Datum der Feststellung des Jahresabschlusses.

Die Verpflichtung, diese Informationen mitzuteilen, finden wir unter Art. 3:12, § 1, 1° des WVV wieder. Dieser Bestimmung zufolge muss „eine Unterlage mit Daten zu den Mitgliedern des Leitungsorgans und gegebenenfalls des Aufsichtsrates“ bei der BNB innerhalb von dreißig Tagen nach der Genehmigung des Jahresabschlusses und spätestens sieben Monate nach dem Datum des Abschlusses des Geschäftsjahres hinterlegt werden. Die gleichen Fristen gelten auch für den eigentlichen Jahresabschluss.

Wer ist „Mitglied des leitenden Organs und Aufsichtsratsmitglied“?

Der Minister hat sich dazu bereits mehrmals geäußert und gesagt, dass es sich um Geschäftsführer und Aufsichtsratsmitglieder handelt, die im Amt sind zu dem Zeitpunkt, wo der Jahresabschluss vom leitenden Organ der Generalversammlung zur Genehmigung unterbreitet wird.
Warum genau zu dem Zeitpunkt? Weil die Geschäftsführer den Jahresabschluss feststellen und diesen anschließend unverändert der General- oder Hauptversammlung unterbreiten. Geschäftsführer, die dann nicht im Amt sind, haben an und für sich nichts mit diesem Jahresabschluss zu schaffen.
Dies gilt auch für Aufsichtsratsmitglieder: das im Jahresabschluss anzugebende Mitglied ist dasjenige, das den Kontrollbericht erstellt und unterzeichnet hat, weil dieser Bericht zum Jahresabschluss hinzugefügt wird und dann der General- oder Hauptversammlung zur Genehmigung vorgelegt wird.

Differenzierung der CBN

Die CBN differenziert dieses Prinzip in ihrer jüngsten Mitteilung 2020/09 und unterscheidet zwischen unterschiedlichen Zeiträumen.

Die erste Hypothese lautet, dass die Änderung innerhalb des leitenden Organs zwischen dem Anfang und Abschluss des Geschäftsjahres stattfindet. Streng genommen müssen die Geschäftsführer, die in der Zeit kündigten, nicht im Jahresabschluss erwähnt werden, weil sie nicht mehr im Amt sind, wenn der Jahresabschluss festgestellt wird. In der Praxis geschieht dies dennoch, weil es auf diese Art und Weise einfacher ist festzulegen, wer verantwortlich ist, falls später ein Fehler oder Betrug festgestellt wird. Doch, so die CBN, stellt dies keine gesetzliche Pflicht dar.

Eine zweite Hypothese ist die Ernennung eines Geschäftsführers nach Abschluss des Buchjahres, doch vor dem Datum der Feststellung des Jahresabschlusses. Die CBN erklärt, dass der Geschäftsführer im Amt ist, wenn der Jahresabschluss festgestellt wird. Daher muss das leitende Organ die Daten zu dieser Person auch in den Jahresabschluss aufnehmen.
Ein Beispiel: Gesellschaft Y schließt am 31.12.2019 ab. Der Jahresabschluss wird am 15. Februar 2020 festgestellt. Wenn X am 10. Februar 2020 ernannt wurde, muss X ebenfalls im Jahresabschluss erwähnt werden.
X war zwar kein Geschäftsführer im Buchjahr 2019, ist hingegen verantwortlich für den der General- oder Hauptversammlung unterbreiteten Jahresabschluss.
Andererseits kann X nicht haftbar gemacht werden für Fehler, die das leitende Organ während des Buchjahres 2019 gemacht hat, weil er oder sie im Buchjahr 2019 noch kein Geschäftsführer war.

Umgekehrt müssen die Geschäftsführer, die nach dem Buchjahr aus dem leitenden Organ verschwinden (durch Ableben oder Entlassung) nicht mehr im Jahresabschluss erwähnt werden, wenn sie bereits aus dem leitenden Organ verschwunden waren, bevor der Jahresabschluss festgestellt wurde.

Die letzte und dritte Hypothese betrifft Geschäftsführer, die von der Generalversammlung neu angestellt wurden nach der Feststellung des Jahresabschlusses. Sie brauchen nicht mehr im Jahresabschluss genannt zu werden.

Die AG und die duale Geschäftsführung

Das WVV bietet Aktiengesellschaften die Möglichkeit zu einer dualen Geschäftsführung. Dies bedeutet, dass das leitende Organ aufgeteilt werden kann in einen Aufsichtsrat und einen Vorstand. Die Zuständigkeit für die Erstellung des Jahresabschlusses fällt dem Aufsichtsrat zu. Der Rat kann die Vorbereitung und die Durchführung der Feststellung des Jahresabschlusses jedoch dem Vorstand delegieren, bleibt dennoch letzten Endes verantwortlich für die Feststellung des Jahresabschlusses.

Weil die Feststellung des Jahresabschlusses dem Aufsichtsrat obliegt, sind auch die Mitglieder des Aufsichtsrates (und nur sie) im Jahresabschluss zu benennen, auch wenn der Aufsichtsrat die Zuständigkeit für den Jahresabschluss an den Vorstand abgetreten hatte.

Kooptierte Geschäftsführer

Es kommt vor, dass das Mandat eines Geschäftsführers endet, ohne dass sogleich ein anderer Geschäftsführer ernennt werden kann. Wenn die Statuten es nicht ausschließen, kann der Verwaltungsrat einen neuen Geschäftsführer für die offene Stelle des Geschäftsführers kooptieren. Die Ernennung muss dann nachträglich von der General- oder Hauptversammlung bestätigt werden.

Wenn der neue, kooptierte Geschäftsführer zum Zeitpunkt der Feststellung des Jahresabschlusses im Amt ist, muss er oder sie im Jahresabschluss namentlich erwähnt werden, gleich ob seine oder ihre Ernennung von der Generalversammlung bestätigt wurde oder nicht.